Czy po zakończeniu postępowania można odzyskać dokumenty złożone do urzędu?

W praktyce postępowań administracyjnych przedsiębiorcy i inwestorzy często zadają pytanie: czy po zakończeniu sprawy można zażądać od urzędu zwrotu dokumentów złożonych do akt? Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy decyzja jest już ostateczna, a równolegle inny organ administracji rozpoczyna lub planuje wszczęcie kolejnego postępowania.

Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od tego, jakiego rodzaju dokumenty zostały złożone do akt oraz czy ich pozostawienie jest niezbędne dla zachowania kompletności dokumentacji administracyjnej.

Akta sprawy pozostają w urzędzie

Zasadą postępowania administracyjnego jest prowadzenie akt sprawy przez organ administracji. Akta dokumentują cały przebieg postępowania – od złożenia wniosku, poprzez zgromadzenie materiału dowodowego, aż do wydania decyzji.

Po zakończeniu postępowania akta nie stają się własnością strony. Organ ma obowiązek je przechowywać zgodnie z przepisami o archiwizacji i dokumentacji urzędowej. Oznacza to, że strona nie może domagać się zwrotu całych akt ani wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy.

Nie oznacza to jednak, że zwrot dokumentów jest zawsze wykluczony.

Kiedy można żądać zwrotu oryginałów?

Jeżeli strona złożyła do urzędu oryginały dokumentów będących jej własnością, może wystąpić o ich zwrot. W praktyce administracyjnej często zdarza się, że organ sporządza uwierzytelnioną kopię dokumentu, pozostawia ją w aktach, a oryginał zwraca właścicielowi.

Każdy taki przypadek wymaga jednak indywidualnej oceny. Organ powinien ustalić, czy pozostawienie oryginału jest konieczne dla prawidłowego udokumentowania przebiegu postępowania.

Prawo do wglądu w akta

Niezależnie od kwestii zwrotu dokumentów, stronie przysługuje bardzo szerokie prawo dostępu do akt sprawy. Na podstawie art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego można:

• przeglądać akta,

• sporządzać notatki,

• wykonywać fotografie,

• uzyskać kopie dokumentów,

• otrzymać uwierzytelnione odpisy lub wyciągi.

W praktyce często jest to rozwiązanie bardziej korzystne niż żądanie zwrotu dokumentów, ponieważ pozwala zachować pełną wiedzę o materiale dowodowym zgromadzonym przez organ.

Co w przypadku dokumentacji hydrogeologicznej?

Szczególne wątpliwości pojawiają się przy dokumentacjach hydrogeologicznych składanych do organów administracji geologicznej.

Dokumentacja taka stanowi podstawowy materiał dowodowy w postępowaniu dotyczącym ustalenia zasobów eksploatacyjnych ujęcia wód podziemnych. Z tego względu organ zazwyczaj pozostawia egzemplarz dokumentacji w aktach sprawy.

Jeżeli jednak dokumentacja została złożona w kilku egzemplarzach, możliwe jest, że część z nich będzie mogła zostać zwrócona lub przekazana zgodnie z obowiązującymi przepisami szczególnymi. Warto więc każdorazowo ustalić, ile egzemplarzy zostało złożonych i jaki był ich dalszy obieg.

A co, jeśli sprawą zainteresuje się inny organ?

Często zdarza się, że po zakończeniu jednego postępowania administracyjnego sprawą interesuje się inny organ – przykładowo Wody Polskie, organ nadzoru budowlanego czy organy ochrony środowiska.

Sama chęć odzyskania dokumentów z akt nie spowoduje, że drugi organ utraci możliwość zapoznania się z materiałem zgromadzonym wcześniej przez urząd. Organy administracji mogą bowiem przekazywać sobie informacje lub dokumenty, jeżeli istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna.

W takiej sytuacji znacznie ważniejsze od żądania zwrotu dokumentów jest ustalenie:

• jakie dokumenty zostały przekazane,

• na jakiej podstawie prawnej to nastąpiło,

• czy zakres przekazanych informacji był zgodny z obowiązującymi przepisami.

To właśnie analiza legalności przekazania dokumentacji często ma większe znaczenie procesowe niż sam wniosek o zwrot dokumentów.

Podsumowanie

Ostateczne zakończenie postępowania administracyjnego nie oznacza, że strona może odebrać wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach sprawy. Akta pozostają częścią dokumentacji prowadzonej przez organ i podlegają archiwizacji.

Możliwe jest natomiast wystąpienie o zwrot niektórych oryginałów dokumentów będących własnością strony, o ile ich pozostawienie w aktach nie jest konieczne. Niezależnie od tego każda strona ma prawo do pełnego wglądu w akta oraz uzyskania kopii dokumentów.

W praktyce przed złożeniem wniosku o zwrot dokumentów warto zastanowić się, jaki efekt ma on przynieść. Jeżeli celem jest ograniczenie możliwości wykorzystania materiału przez inny organ administracji, samo odzyskanie części dokumentów zazwyczaj nie rozwiąże problemu. Kluczowe znaczenie ma bowiem ocena, czy przekazanie informacji pomiędzy organami nastąpiło zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz czy nowy organ przeprowadzi własne, niezależne postępowanie dowodowe.