Jaką rolę pełni wezwanie w postępowaniu administracyjnym?
Wezwanie określa się jako czynność procesową organu administracji publicznej prowadzącego postępowanie. Pod względem technicznym, organ administracji kieruje wezwanie do określonej osoby w celu wzięcia udziału w podejmowanych czynnościach procesowych albo złożenia wyjaśnień lub zeznań, pod rygorem zastosowania środków przymusu. W odróżnieniu od wezwania, zawiadomienie informuje określone osoby o zamierzonych czynnościach w toku postępowania. Osoba zobowiązania nie ma obowiązku osobistego stawiennictwa, co oznacza brak stosowania środków przymusu.
Do kogo kieruje się wezwanie?
Kodeks postępowania administracyjnego daje organowi administracji pewien zakres swobody co do wyboru kręgu podmiotów, czynności procesowych oraz formy tego udziału. Uznanie administracyjne w tym przypadku ma ograniczenia wynikające z przepisów postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 50 § 1 K.p.a. „jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych”. Kryterium to ma charakter ocenny. Zdaniem doktryny organ administracji musi dokonać oceny, „czy udział określonych osób w określonych czynnościach procesowych jest niezbędny dla wyjaśnienia i rozstrzygnięcia sprawy, a w razie odpowiedzi pozytywnej jest obowiązany do wezwania tych osób do udziału w czynnościach procesowych. Zaniechanie wezwania takich osób, mimo bezspornego istnienia powyższej przesłanki, należy uznać za naruszenie prawa, w tym zwłaszcza przepisów zobowiązujących organ do wyjaśnienia wszelkich istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy okoliczności”. W konsekwencji może to doprowadzić do naruszenia zasady prawdy obiektywnej czy też określanej zamiennie zasadą uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli.
Organ administracji może wezwać każdą osobę, która może dostarczyć niezbędnych wiadomości o faktach koniecznych dla biegu postępowania lub załatwienia sprawy. Osoba wezwana ma prawo do kwestionowania zasadności wezwania przez organ administracji. Może ona złożyć skargę w trybie określonym przepisami działu VIII K.p.a. Wezwanym do udziału w czynnościach i do złożenia wyjaśnień lub zeznań może być co do zasady osoba fizyczna. Jednak nie jest to jedyna możliwość. Jednocześnie przepisy K.p.a. nie czynią przeszkód we wzywaniu do złożenia wyjaśnień na piśmie lub przez pełnomocnika także osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Mogą to być także osoby pełniące funkcje organu osoby prawnej lub jednostki albo będące ich przedstawicielem, do udziału w podejmowanych czynnościach albo złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście.
Osoba może być wezwana do udziału w postępowaniu poprzez nałożenie na nią obowiązku: złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, złożenia wyjaśnień lub zeznań na piśmie, złożenia wyjaśnień lub zeznań przez pełnomocnika bądź złożenia wyjaśnień lub zeznań na piśmie w formie dokumentu elektronicznego.
Co powinno zawierać wezwanie?
Z dniem 5 października 2021 r. w wyniku wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych do art. 50 K.p.a. dodano sformułowanie „lub w formie dokumentu elektronicznego”. Zgodnie z nową konwencją terminologiczną, wprowadzoną do K.p.a. pismo może być utrwalone w postaci papierowej lub elektronicznej, co oznacza, że zeznania lub wyjaśnienia składane na piśmie mogą mieć postać papierową lub elektroniczną. W art. 54 K.p.a. wymieniono wszystkie, które powinny znaleźć się w prawidłowo sporządzonym wezwaniu organu administracji. W wezwaniu należy wskazać: nazwę i adres organu wzywającego; imię i nazwisko wzywanego; w jakiej sprawie oraz w jakim charakterze i w jakim celu zostaje wezwany; czy wezwany powinien się stawić osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może złożyć wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie; termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce stawienia się wezwanego lub jego pełnomocnika; skutki prawne niezastosowania się do wezwania. Ponadto w wezwaniu zawiera się również zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem unijnym, informacje podawane w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą oraz inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania. Wezwanie na koniec powinno być opatrzone podpisem pracownika organu wzywającego, z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego podpisującego. Co ważne, wezwanie dokonane w sposób określony w § 1 powoduje skutki prawne tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie.
Natomiast w sprawach niecierpiących zwłoki wezwania można dokonać również telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności, z podaniem danych wymienionych w art. 54 § 1 oraz imienia, nazwiska i stanowiska służbowego pracownika organu wzywającego.
Obowiązek osobistego stawiennictwa
Do osobistego stawienia się wezwany jest obowiązany tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym zamieszkuje albo przebywa. Tak samo jest w przypadku wezwanego zamieszkałego lub przebywającego w sąsiedniej gminie albo mieście. Na organie spoczywa obowiązek dołożenia przez organ, aby zadośćuczynienie wezwaniu nie było uciążliwe dla wezwanego, odnosi się do wszystkich wymienionych w art. 50 § 1 K.p.a. form uczestnictwa w postępowaniu administracyjnym. Nie ogranicza się to tylko do obowiązku złożenia zeznań lub wyjaśnień osobiście.
Ustawodawca przewidział także instytucję pomocy prawnej. Jest to wyjątek od obowiązkowego stawiennictwa z uwagi na odległość, stan zdrowia lub wiek. Pomoc prawna polega na tym, że w toku postępowania organ administracji publicznej zwraca się do właściwego terenowego organu administracji rządowej lub organu samorządu terytorialnego o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej w danej gminie lub mieście do złożenia wyjaśnień lub zeznań albo do dokonania innych czynności, związanych z toczącym się postępowaniem. Organ prowadzący postępowanie oznaczy zarazem okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań albo czynności, jakie mają być dokonane. Organ administracji ma dzięki temu pewność, że udzielający pomocy prawnej inny organ administracji dokona prawidłowej weryfikacji osoby wezwanej oraz braku ingerencji osób trzecich w treść złożonych wyjaśnień, informacji przez osobę wezwaną.
Przepis art. 50 § 3 K.p.a. odnosi się do sytuacji, w której osoba wezwana do osobistego stawiennictwa przed organem administracji publicznej nie może zadośćuczynić temu wezwaniu z powodu choroby, kalectwa lub innej niedającej się pokonać przeszkody. Przeszkoda ta uniemożliwia nawet stawienie się przed organem wyznaczonym w trybie pomocy prawnej.
W takim wypadku organ administracji publicznej może dokonać określonej czynności lub przyjąć wyjaśnienie albo przesłuchać osobę wezwaną w miejscu jej pobytu. Jest to możliwe tylko wtedy, kiedy pozwalają na to okoliczności, w jakich znajduje się ta osoba. Ocena tej sytuacji i warunków należy do organu administracji publicznej. W tym wypadku organ jest również zobowiązany dołożyć starań, aby zadośćuczynienie wezwaniu w miejscu pobytu nie było uciążliwe dla osoby wezwanej.
Sankcje za nieusprawiedliwione stawiennictwo
Na osobę uchylającą się od stawienia się na wezwanie organu może być nałożona grzywna, jak również mogą zostać zastosowane środki przymusu przewidziane przez przepisy szczególne. Kto, będąc obowiązany do osobistego stawienia się mimo prawidłowego wezwania nie stawi się bez uzasadnionej przyczyny jako świadek lub biegły albo bezzasadnie odmówi złożenia zeznania, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin albo udziału w innej czynności urzędowej, może być ukarany przez organ przeprowadzający dowód grzywną do 50 zł, a w razie ponownego niezastosowania się do wezwania – grzywną do 200 zł. Na postanowienie o ukaraniu grzywną służy zażalenie. Przepisy K.p.a. umożliwiają na wniosek ukaranego złożony do organu, który nałożył grzywnę, w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania zawiadomienia o ukaraniu usprawiedliwienie swojej nieobecności. Organ przy uzasadnionym niestawiennictwie zwolnić podmiot ukarany karą grzywną. Na odmowę zwolnienia od kary służy zażalenie.
Zwrot kosztów za stawiennictwo
Osobie, która stawiła się na wezwanie, przyznaje się koszty podróży i inne należności ustalone zgodnie z przepisami zawartymi w dziale 2 tytułu III ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Dotyczy to również kosztów osobistego stawiennictwa stron, gdy postępowanie zostało wszczęte z urzędu albo gdy strona bez swojej winy została błędnie wezwana do stawienia się. Przykładowo zgonie z tą ustawą zwrot kosztów podróży przysługuje z miejsca jego zamieszkania do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu (w tym przypadku organu administracji publicznej) w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu.
Ważne jest, aby żądanie przyznania należności należy zgłosić organowi administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie, przed wydaniem decyzji, pod rygorem utraty roszczenia.